samsaarmiliacs/androidarbeitsbericht

Simple work report Android app

AndroidArbeitsbericht

App zum Erstellen von Arbeitsberichten

Mit der App kann ein Handwerker folgende Daten erfassen und als Bericht per E-Mail verschicken:

• Kunde / Projekt
• Rechnungsadresse
• Arbeits- und Fahrzeiten
• Durchgeführte Arbeiten
• Verwendete Materialien
• Pauschalen (Pauschalen werden vordefiniert und können dann im Bericht nur noch ausgewählt werden)
• Fotos
• Unterschrift des Auftraggebers und Auftragnehmers

Nach Abschluss kann der Bericht als Anhang per E-Mail verschickt werden. Der Bericht wird standardmäßig als ODF Dokument generiert, das später mit verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen (u.a. LibreOffice, MS Word) editiert werden kann. Eine ODF Vorlage kann dazu verwendet werden, um Firmenlogos, feste Textteile, eine Kopf- oder Fußzeile, usw. einzubinden. Details zur Vorlage weiter unten.

Alternativ kann der Bericht auch als PDF generiert und als E-Mail-Anhang verschickt werden. In diesem Fall wird keine Vorlage unterstützt.

Als E-Mail client eignen sich nicht alle E-Mail Apps, da nicht alle von ihnen Anhänge von einer anderen App akzeptieren. GMail als Beispiel funktioniert. Falls mehrere E-Mail clients installiert sind fragt die App welcher verwendet werden soll. Einfach probieren, die meisten E-Mail clients kommen mit verschiedene E-Mail Konten zurecht.

Eine Liste der Pauschalen und die ODF Vorlage können direkt vom Gerät oder von einem SFTP Server heruntergeladen werden.

Diese App ist ein Hobbyprojekt, das ich kostenlos zur Verfügung stelle. Ich übernehme keinerlei Verantwortung für Schäden, die durch die Installation oder Nutzung dieser App entstehen könnten.

Lizenz Die App ist unter der Apache 2.0 Lizenz (http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0.html) freigegeben, der source code kann bei github unter https://github.com/SteMaker/AndroidArbeitsbericht heruntergeladen werden. Pull requests are welcome.

Berichtsnummer Für die Berichtsnummer kann man mit Hilfe von Platzhaltern ein Muster definieren, so dass nicht nur eine laufende Nummer verwendet wird, sondern z.B. auch eine Jahresnummer beinhaltet sein kann. Die Standardeinstellung (%p-%y-%c) führt zu einer Berichtsnummer: Gerätename-Jahr der Erstellung-laufende Nummer. Folgende Platzhalter gibt es (achten Sie auf Groß-/Kleinschreibung!):

• %c -> laufende Nummer
• %y -> Jahr der Erstellung
• %m -> Monat der Erstellung
• %d -> Tag der Erstellung
• %e -> Name des Mitarbeits
• %p -> Name des (Android-) Gerätes
• %k -> Name des Kunden / Projekts
• %z -> Projektzusatz

Pauschalen Pauschalen können auf dem Gerät direkt erstellt und gelöscht werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit eine Textdatei per SFTP zu laden, in der die Pauschalen Zeilenweise aufgelistet sind. Jede Zeile wird als einzelne Pauschale interpretiert. Im Bericht selber kann man dann aus diesen vordefinierten Pauschalen auswählen.

Vorsicht: Wenn eine Pauschale gelöscht wird, die in einem Bericht verwendet wird, dann wird in dem Bericht dieser Eintrag automatisch auf die erste definierte Pauschale zurückgesetzt - es gibt keine Warnung!

ODF Vorlage Eine vorgefertigte Vorlage liegt im github repository (https://github.com/SteMaker/AndroidArbeitsbericht/tree/master/app/src/main/assets) mit dem Namen output_template.ott. Die Vorlage kann z.B. mit LibreOffice editiert werden (MS Word sollte theoretisch auch gehen, habe ich aber nicht probiert). An den Stellen, an denen die Berichtselemente einzufügen sind müssen Feldbefehle eingebunden sein. Es werden zwei Arten von Feldbefehlen benutzt. Einer für einzelne Elemente, wie z.B. der Rechnungsname, und einer für komplexere Teile, wie Tabellen und Fotos. Einen Feldbefehl für komplexere Elemente kann man mit LibreOffice wie folgt anlegen:

• Den cursor an die entsprechende Stelle setzen
• Sicherstellen, dass ein neuer Absatz angefangen wurde (am Ende der vorherige Zeile return drücken)
• Einfügen -> Feldbefehl -> Weitere Feldbefehle -> Tab Variablen auswählen -> Typ: Benutzerfeld auswählen. Das entsprechende Feld (siehe Liste unten) unter Auswählen markieren und Einfügen clicken.
• Mit Return einen neuen Absatz beginnen. Das Feld muss also seinen eigenen Absatz besitzen.

Folgende Daten verwenden Feldbefehle für komplexere Daten und dürfen nur einmal im template verwendet werden:

• worktimetag -> Arbeits-/ und Fahrzeiten
• workitemtag -> Durchgeführte Arbeiten
• lumpsumtag -> Pauschalen
• materialtag -> Verwendete Materialien
• phototag -> Fotos
• signatureemployeetag -> Unterschrift des Mitarbeiters
• signatureclienttag -> Unterschrift des Auftraggebers

Einfache Elemente können wie folgt eingebunden werden (sie können zur Zeit auch nur einmal eingebunden werden; ein extra Absatz ist hier aber nicht nötig):

• Den cursor an die entsprechende Stelle setzen
• Einfügen -> Feldbefehl -> Weitere Feldbefehle -> Tab Dokumentinfo auswählen -> Typ: Benutzerfeld aufklappen. Das entsprechende Feld (siehe Liste unten) unter Auswählen markieren und Einfügen clicken.

Folgende Daten verwenden Feldbefehle für einfache Daten und können beliebig oft in der Vorlage verwendet werden:

• report_id -> ID des Berichts (Berichtsnummer)
• create_date -> Erstellungsdatum
• bill_name -> Rechnungsname
• bill_street -> Rechnungsstrasse
• bill_zip -> Rechnungspostleitzahl
• bill_city -> Rechnungsort
• project_name -> Projektname
• project_extra1 -> Projektzusatz

Datenschutz

Verwendung der Daten Die App speichert die eingegebenen Berichtsdaten in einer Datenbank (ältere Versionen im json Format) und die erstellten Berichte (pdf, odf oder xlsx) auf dem Gerät. Beides liegt im App-eigenen Ordner, der für andere Apps nicht zugänglich ist. Beim Teilen oder Versenden wird der Bericht an die entsprechende App weitergereicht. Ausserdem werden "Wörterbücher" der bisher verwendeten Eingaben erstellt, um Eingabevorschläge beim Erstellen der Berichte zu machen. Auch diese Wörterbücher werden im App-eigenen Ordner auf dem Gerät gespeichert. Für das Versenden bzw. Teilen der Berichte sind entsprechend weitere Apps nötig. Die App selber versendet/teilt nicht direkt, sondern reicht den Bericht nur an die vom Benutzer ausgewählte App weiter. Falls eine Verschlüsselung der Daten für den Versand notwendig ist, muss diese durch die ausgewählte App durchgeführt werden - die Arbeitsbericht App bietet keine derartige Möglichkeit. Die vorgenommenen Einstellungen im Einstellungsdialog werden wiederum auf dem Gerät abgelegt. Zum Herunterladen von Pauschalenlisten, Vorlagen und Weiterem wird ein SFTP Zugang verwendet, der vom Benutzer zur Verfügung gestellt werden muss.

Die App verwendet ab Version 2.4.0 Google Firebase Crashlytics, um im Falle eines Absturzes einen Bericht an den Entwickler zu schicken. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss vom Nutzer im Einstellungsdialog explizit aktiviert werden.

Es findet neben der Kommunikation mit dem vom Benutzer definierten SFTP Server und den Google Analytics servern (Google Firebase Crashlytics) keine weitere Kommunikation mit irgendwelchen anderen Servern statt.

Die im Play Store unter Datensicherheit hinterlegten Angaben, dass z.B. e-mail Adressen oder Namen geteilt werden, bezieht sich darauf, dass die e-mail Adresse als Zieladresse an ein Mailprogramm weitergegeben wird und Namen, Fotos, ... aus dem Bericht geteilt werden können. Diese Daten werden aber ausschließlich an den vom Benutzer ausgewählten Dienst (Mail, chat, cloud server, ...) weitergegeben. Und auch nur in dem Moment, wenn der Benutzer explizit das Versenden / Teilen des Berichts auswählt.